Digitalisering verhoogt steeds meer de druk op middelgrote bedrijven. Dit geldt ook voor bouwbedrijven. Steeds meer aanbestedingen vereisen bepaalde technologische toepassingen en ook de eigen processen van het bedrijf moeten toekomstgericht worden ingericht. Kortom, om concurrerend te blijven, zijn moderne structuren en processen nodig.
Met ERP-software krijgt u precies de applicatie in huis die bedrijven ondersteunt bij deze uitdagingen. We willen kijken hoe dergelijke systemen werken en hun voordelen laten zien voor bedrijven in de bouwsector. Ook zullen we duidelijk maken waarom het zo belangrijk is om de juiste oplossing voor uw eigen bedrijf te vinden.
Wat is ERP-software? – Een definitie
De afkorting ERP staat voor de zogenaamde Enterprise Resource Planning. Deze ondernemende taak gaat in wezen over het meest efficiënte gebruik van alle middelen die een bedrijf kan beschikken. Het doel is om afval te ontdekken en te vervangen door lean en geoptimaliseerde processen.
In deze context zijn resources allemaal operationele resources waarop het bedrijf kan terugvallen om zijn eigen bedrijfsprocessen te vervullen. Dit geldt voor te verwerken materialen, maar ook voor de mankracht van het personeel, financiële middelen, gereedschappen, het wagenpark, machines of vastgoed.
Al deze middelen moeten over de bestaande processen worden verdeeld, zodat te allen tijde een soepel bedrijfsproces kan worden gewaarborgd. Tegelijkertijd moet verspilling van middelen echter zoveel mogelijk worden voorkomen. Gezien de veelheid aan verschillende processen die een bedrijf identificeert, is dit geen gemakkelijke taak.
Hoe werkt ERP-software?
Hier komt ERP-software aan te pas. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kan informatie sneller worden gedeeld en kunnen processen efficiënter worden gemaakt. Datasilo’s van individuele afdelingen worden uitgesplitst en maken zo afdelingsoverstijgende processen mogelijk.
Op deze manier kunnen middelen worden bespaard op alle niveaus van het bedrijf, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden hergebruikt. Hiervoor bestaat een ERP-software uit modules. Elke module heeft tal van functies en is via de centrale database verbonden met alle andere.
De functies ondersteunen de processen en automatiseren soms ook individuele processtappen. Dit ontlast de medewerkers en geeft hen meer tijd voor creatieve taken. Elke ERP-software bestaat uit de modules en functies die de volledige mapping van de processen van een bedrijf vereisen.
Modules voor bijvoorbeeld financiën, documentbeheer, personeelsadministratie of rapportage worden in bijna elk bedrijf gebruikt. Andere modules, zoals die voor productie, projectmanagement, logistiek of merchandise management, zijn daarentegen alleen vereist door bepaalde industrieën.
ERP-software voor bedrijven in de bouwsector
Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop van de tijd gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun oplossingen aangepast aan de behoeften van hen. De ERP-markt bevat ook tal van oplossingen voor bedrijven in de bouwsector. Deze bevatten dan al veel belangrijke modules en functies in hun standaardversies, die in deze sector van bijzonder belang zijn.
We willen een paar belangrijke functies voor bouwsoftware bekijken en hun praktische voordelen benadrukken. Omdat bouwbedrijven enorm van elkaar verschillen qua processen en werkgebied, zijn de hier genoemde functies niet per se verplicht voor elk bedrijf.
Projectmanagement
Met software voor project management hebben bedrijven de mogelijkheid om alle niveaus van projecten centraal te controleren, plannen en beheren. Van initiële projectplanning tot implementatie en projectafronding, alle processen worden in projectmanagement in kaart gebracht. Projecten kunnen worden onderverdeeld in subsecties en worden toegewezen aan de respectieve werknemers.
Alle resources kunnen ook worden gepland voor de respectieve processen indien nodig. Op deze manier houdt u altijd de voortgang van het project in de gaten en kunt u op elk gewenst moment informatie geven over de tot nu toe verbruikte middelen. Als het budget uit de hand dreigt te lopen, waarschuwt het systeem tijdig en kan het dienovereenkomstig worden herberekend.
Gebouwinformatiemodellering (BIM)
Op steeds meer bouwplaatsen wordt BIM als een voorwaarde gesteld. Hier voeden alle actoren die betrokken zijn bij een bouwproject een 3D-model van het bouwobject met hun gegevens. Op deze manier wordt het voor elke actor duidelijk welke bouwfase is gevorderd hoe ver en wanneer ze zelf actief moeten worden.
Dit helpt enorm bij de coördinatie op de bouwplaats, vooral wanneer er meerdere bedrijven tegelijkertijd op de bouwplaats actief zijn. BIM-technologie wordt een voorwaarde voor steeds meer aanbestedingen, daarom moet ERP-software voor bouwbedrijven zeker gegevens kunnen uitwisselen met BIM.
Mobiele ERP-versie
Met name bouwbedrijven die voornamelijk op externe bouwplaatsen werken, moeten een mobiele versie van de ERP-software gebruiken. Hiermee hebben medewerkers toegang tot alle relevante gegevens, ongeacht de locatie en kunnen ze bijvoorbeeld goederen nabestellen. Het systeem geeft dan direct weer welke hoeveelheden er nog beschikbaar zijn in uw eigen magazijn en onder welke voorwaarden u kunt nabestellen.
Werktijden kunnen eenvoudiger worden vastgelegd en verwerkt met een mobiele app. Op deze manier kan de betreffende medewerker precies weergeven wanneer hij op welke bouwplaats was. Het systeem berekent vervolgens de respectievelijke werkuren aan de hand van het betreffende uurtarief en wijst deze toe aan een specifiek project.